Dokumentklassificering

Dokumentklassificering är en systematisk process för att tilldela ett klassifikationsnivå till dokument baserat på hur känslig informationen är, hur allvarliga konsekvenserna skulle vara vid obehörig åtkomst eller spridning samt vilken inverkan det kan få på verksamheten. Syftet är att styra hur dokument skapas, lagras, överförs och avvecklas för att skydda information och stödja efterlevnad av regler och policies.

Vanliga klassificeringsnivåer är offentligt, internt, konfidentiellt och sekretessbelagt. Offentligt innebär att informationen kan delas fritt utan väsentlig risk. Internt avser dokument som bara bör nå personer inom organisationen. Konfidentiellt kräver begränsad åtkomst och särskilda skyddsåtgärder. Sekretessbelagt innebär höga krav på kontroll och hantering enligt lagstiftning eller policyer; exempelvis information som får hanteras endast under särskilda omständigheter.

Processen innefattar att utse en ansvarig för klassificeringen, bedöma risker och konsekvenser, samt ange en tydlig nivå och tillhörande hanteringsregler. Dokument bör klassificeras när de skapas eller mottas, och vid behov revideras vid förändringar i innehåll, hotbild eller rättsliga krav. Märkning, tillgångsbegränsningar, kryptering och säkra kommunikationskanaler är vanliga åtgärder.

Implementering och livscykel omfattar märkning av dokumentet, säker lagring, kontrollerad åtkomst, säkra metoder för överföring, samt regelbunden arkivering och destruktion enligt retention. Utveckling av tydliga policyer, utbildning och övervakning är centrala delar av styrningen.

Styrningen bör knytas till relevanta standarder och lagstiftning. Exempelvis kan ISO/IEC 27001 stödja informationssäkerhetsramverk, medan offentlighets- och sekretesslagen och GDPR påverkar hur personuppgifter hanteras. Dokumentklassificering kräver löpande uppföljning, revision och förbättringar för att vara effektiv.