Diligencedocumentatie

Diligencedocumentatie is de verzameling documenten en informatie die tijdens due diligence-onderzoeken wordt verzameld en beoordeeld, meestal in het kader van transacties zoals fusies en overnames, investeringen of herfinanciering. Het doel is een helder beeld te geven van de financiële gezondheid, juridische positie, operationele sterktes en risico’s van een doelwit of project.

De documentatie omvat doorgaans meerdere domeinen, waaronder financiële stukken (jaarrekeningen, kasstroomoverzichten, belastingaangiften), juridische documenten (contracten, lopende rechtszaken, intellectueel eigendom), arbeid- en pensioenzaken, commerciële informatie (klanten, leveranciers, marktanalyse) en operationele onderwerpen (faciliteiten, IT-systemen, supply chain). Daarnaast worden naleving van regelgeving, milieuaspecten, risicobeoordelingen en informatiebeveiliging vaak meegenomen. Het doel is een volledig en accuraat dossier te bieden waarop kopers, investeerders of financiers hun due diligence kunnen baseren.

Het proces kent meestal een gestructureerde aanpak: planning en opzet van een data room, verzamelen en ordenen van documenten, een vraag- en antwoordronde met de verkopende partij, analyse van bevindingen en detectie van mogelijke “red flags”, en tenslotte een samenvattend due diligence-rapport met aanbevelingen en voorwaarden voor de deal. De documenten worden doorgaans in een beveiligde data room geplaatst met strikte toegangsrechten en geheimhouding.

Diligencedocumentatie vormt daarmee een cruciaal instrument voor besluitvorming, risicobeoordeling en onderhandelingsprocessen in zakelijke transacties en governance.