Datenschutzprozess

Der Datenschutzprozess bezeichnet die Gesamtheit der organisatorischen, technischen und rechtlichen Abläufe, die erforderlich sind, um personenbezogene Daten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und nationalen Vorschriften zu verarbeiten. Ziel ist es, die Rechte der Betroffenen zu wahren und ein angemessenes Datenschutzniveau sicherzustellen.

Kernbestandteile sind die Dateninventarisierung (Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten), die Festlegung von Rechtsgrundlagen und Verarbeitungszwecken, Grundsätze der Datensparsamkeit und Speicherbegrenzung sowie Maßnahmen zur Pseudonymisierung und Sicherheit. Zudem gehört das Risikomanagement dazu, insbesondere die Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) bei Verarbeitungsvorgängen mit hohem Risiko.

Umsetzungsprozesse umfassen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen (Zugriffskontrollen, Verschlüsselung, Protokollierung), das Management von Datenverarbeitungsverträgen, regelmäßige Datenschutzaudits, das Meldeverfahren bei Datenschutzverletzungen (innerhalb von 72 Stunden an die Aufsichtsbehörde und ggf. betroffene Personen) sowie Verfahren zur Bearbeitung von Anfragen Betroffener.

Betroffene haben Rechte wie Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Dazu gehören transparente Informationspflichten, fristgerechte Bearbeitung und klare Kommunikationswege.

Zentrale Rollen sind der Verantwortliche (das Unternehmen oder die Organisation), der Auftragsverarbeiter und der Datenschutzbeauftragte (DSB). Es bedarf klarer Zuständigkeiten, vertraglicher Regelungen, Schulungen und dokumentierter Nachweise im Rahmen des Verarbeitungsverzeichnisses.

Der Datenschutzprozess ist auf Kontinuität ausgelegt: Er wird regelmäßig überprüft, aktualisiert, auditiert und in die allgemeine Governance des Unternehmens integriert, um Veränderungen in Rechtslage, Technik oder Geschäftsprozessen abzubilden.