Bestandsdokumentation

Bestandsdokumentation bezeichnet die Beschreibung eines Archivbestands oder einer Sammlung mit dem Ziel, Inhalt, Aufbau, Herkunft und Nutzungsbedingungen nachvollziehbar zu machen. In Archiven, Bibliotheken und Sammlungen dient sie als zentrale Grundlage für Suche, Verstehen und langfristige Nutzbarkeit des Bestands. Sie kann auch als Bestandsbeschreibung, Verzeichnis oder Inventar auftreten.

Eine typische Bestandsdokumentation umfasst mehrere zentrale Elemente. Dazu gehören die Provenienz (Herkunft und Entstehungsgeschichte des Bestands), der rechtliche Status und Nutzungsbedingungen, die physische Beschreibung (Medium, Zustand), der Umfang (Anzahl der Einheiten, Größe, Volumen) sowie die Inhaltsbeschreibung in ihrer organisatorischen Struktur (Bestand, Serien, Teilbestände). Weitere wichtige Angaben sind die Bestandssignatur, Datumsspannen, Sprache, vorhandene Begleitmaterialien und Verweisungen auf verwandte Bestände. Die Dokumentation beschreibt außerdem die Ordnung und Entwicklung des Bestands, die verantwortliche Provenienzperson sowie Verfügungs- und Zugangsregelungen.

Standards und Formate spielen eine zentrale Rolle. Archivalische Beschreibung orientiert sich oft an ISAD(G) für allgemeine Archivbeschreibung, zudem an ISAAR(CPF) zur Beschreibung der verantwortlichen Körperschaften und Personen; digitale Finding Aids nutzen oft EAD oder verwandte Metadatenstandards. In digitalen Beständen werden zusätzlich metadatengestützte Verfahren nach Dublin Core oder anderen schemas eingesetzt.

Zweck der Bestandsdokumentation ist es, Nutzern einen verständlichen Überblick zu geben, Recherchen zu ermöglichen, Rechte zu klären und den langfristigen Erhalt des Bestands zu unterstützen. Sie bildet die Grundlage für Archivpflege, Recherchemöglichkeiten und Transparenz in der Provenienzforschung.