Besprechungsräume

Besprechungsräume sind abgegrenzte Räume in Unternehmen, Behörden, Hotels, Coworking-Spaces oder Bildungseinrichtungen, die für zeitlich begrenzte Zusammenkünfte genutzt werden. Sie dienen der Besprechung, Entscheidungsfindung, Planung, Verhandlungen oder Schulungen und zeichnen sich durch eine klare Raumnutzung, eine zentrale Technikversorgung und eine individuelle Bestuhlung aus.

Typische Formen sind der Konferenzraum, der größer angelegt ist und in der Regel eine konferenzorientierte Bestuhlung nutzt, der Boardroom bzw. Sitzungsraum mit meist U- oder Rundtisch, sowie kleinere Huddle- oder Teambesprechungsräume. Die Kapazität variiert stark und reicht von wenigen Personen bis zu mehreren Dutzend; oft werden unterschiedliche Sitzordnungen gewählt, je nach Ziel der Sitzung.

Zur Grundausstattung gehören Möbel wie Tische, Stühle und ggf. eine Whiteboard- oder Flipchartfläche. Technisch sind Beamer oder Fernseher, Präsentationsgeräte, Videokonferenz- oder Konferenztelefone, sowie stabile WLAN- oder kabelgebundene Netzwerkanbindung üblich. Weitere Elemente können Moderationszonen, Dokumentenkameras oder integrierte Software für Terminplanung und Raumbuchung sein.

Akustik, Beleuchtung und Klimatisierung beeinflussen die Nutzbarkeit eines Besprechungsraums. Gute Schalldämmung, geeignete Lichtstärke und eine angenehme Raumtemperatur sind wichtige Gestaltungsaspekte. Auch eine einfache Kabelführung, Datenschutz und barrierefreie Zugänglichkeit spielen eine Rolle für eine angenehme Nutzung.

Der Betrieb erfolgt meist über zentrale Buchungssysteme, die Verfügbarkeit, Reservierungen und Stornierungen abbilden. Nutzungsregeln betreffen maximale Aufenthaltsdauer, Verantwortlichkeiten für Technik und Sauberkeit sowie ggf. Kostenabrechnung. Nach der Nutzung erfolgen Reinigung und ggf. Desinfektion der Flächen; regelmäßige Wartung von Technik und Infrastruktur ist Bestandteil der Raumbewirtschaftung.