Belegbearbeitung

Belegbearbeitung bezeichnet in der Buchführung und im Rechnungswesen den systematischen Prozess der Erfassung, Prüfung, Kontierung, Freigabe, Buchung und Archivierung von Belegen wie Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Lieferscheinen oder Quittungen. Ziel ist eine lückenlose, nachvollziehbare und rechtskonforme Dokumentation wirtschaftlicher Vorgänge.

Der Belegbearbeitungsprozess umfasst typischerweise folgende Schritte: Belegerfassung (Scan, Foto oder Upload; automatische Texterkennung), Belegprüfung (formale und inhaltliche Prüfung, Vollständigkeit, Plausibilität), Kontierung (Zuordnung zu Konten, Kostenstellen, Kostenträgern), Freigabe/Workflow (Genehmigungsprozess durch zuständige Personen), Buchung/Archivierung (Buchung in Haupt- und Nebenbüchern, Archivierung gemäß Aufbewahrungsfristen) sowie Belegverwaltung und Revision (Indexierung, Suchbarkeit, Audit-Trail).

Belegearten reichen von Eingangsrechnungen über Gutschriften bis zu Quittungen und Stornobelegen. Typische Felder sind Belegnummer, Belegdatum, Betrag, Währung, Steuerwert, Konten, Kostenstelle und Sachkonto. In modernen Unternehmen erfolgt Belegbearbeitung oft digital in ERP- oder Dokumentenmanagement-Systemen, mit OCR- oder KI-basierter Datenerfassung, automatischen Prüfregeln und Workflow-Funktionen.

Die Belegbearbeitung trägt wesentlich zur Datenqualität, Liquidität und Compliance bei. Typische Kennzahlen sind Durchlaufzeit, Fehlerquote, Anteil automatisch bearbeiteter Belege. Herausforderungen umfassen fehleranfällige OCR-Erkennung, Dubletten, unvollständige Belege sowie gesetzliche Aufbewahrungsfristen und revisionssichere Archivierung.