Ausgangsrechnungen

Ausgangsrechnungen sind Rechnungen, die ein Unternehmen an seine Kunden stellt, um für gelieferten Waren oder erbrachte Dienstleistungen abzurechnen. Sie bilden die Grundlage der Forderungen aus dem Verkauf (Debitorenbuchhaltung) und dienen der Umsatz- bzw. Mehrwertsteuerabrechnung.

In Deutschland unterliegen Ausgangsrechnungen den Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes. Eine ordnungsgemäße Rechnung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, darunter der vollständige Name und die Anschrift des leistenden Unternehmens, der Name und die Anschrift des Empfängers, das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungs- bzw. Lieferdatum, eine klare Leistungsbeschreibung, Menge und Preis, der Nettobetrag, der anzuwendende Umsatzsteuersatz bzw. Steuerbetrag, der Bruttobetrag, sowie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmers und gegebenenfalls des Kunden. Je nach Fall können zusätzlich Hinweise auf Steuerbefreiungen, Reverse-Charge-Verfahren oder besondere Anforderungen relevant sein. Elektronische oder papierne Formate sind zulässig, solange die Pflichtangaben erfüllt sind.

Inhaltlich umfasst eine typische Ausgangsrechnung die Rechnungsposten (Positionszeilen) mit Beschreibung, Menge, Preis, Nettobetrag, Steuerbetrag und Zeilen- bzw. Gesamtsummen. Zahlungsbedingungen, Zahlungsziel, Bankverbindung und ggf. Hinweise zu Rabatten oder Skonti ergänzen die Rechnung. Elektronische Formate gewinnen an Bedeutung; gängige Varianten sind digitale Rechnungen oder fakturierende Dateien (z. B. ZUGFeRD/Factur-X).

Aufbewahrung und Buchführung: Ausgangsrechnungen sind für steuerliche Prüfungen relevant und gesetzlich archivierungspflichtig; in Deutschland meist zehn Jahre. Sie sollten daher systematisch erfasst, archiviert und bei Bedarf zu Debitorenbuchhaltung, Mahnwesen und Jahresabschlüssen verfügbar gehalten werden.