Begehungsprotokolle

Begehungsprotokolle sind schriftliche Aufzeichnungen, die im Anschluss an eine Begehung von Gebäuden, Anlagen, Räumen oder Gelände erstellt werden. Sie dokumentieren festgestellte Mängel, Abweichungen von Vorgaben, geltende Regelwerke sowie empfohlene oder festgelegte Maßnahmen. Ziel ist eine klare Nachweisführung, Transparenz gegenüber Beteiligten und eine Grundlage für Instandhaltung, Wartung und Risikominimierung.

Sie kommen in Bauwesen, Facility Management, Arbeitsschutz, Umwelt- und Qualitätssicherung sowie im Gesundheits- und Bildungswesen zum Einsatz. Typischerweise dokumentieren sie Zustand, Sicherheit, Brandschutz, Ordnung, Reinigungsgrad und gegebenenfalls Umweltaspekte.

Typische Inhalte umfassen Datum, Ort, Umfang der Begehung, Namen der Teilnehmenden, Beschreibung der Beobachtungen, Mängel, Messwerte, Fotodokumentation, Risikoeinstufung, Verantwortlichkeiten, Fristen, vorgeschlagene Maßnahmen und der Status der Umsetzung.

Der Prozess umfasst Planung, Durchführung der Begehung, Erstellung des Protokolls, Verteilung an Betroffene, Verfolgung offener Punkte und Archivierung. Oft werden Checklisten oder digitale Erfassungsformulare verwendet, wodurch sich Aufgaben in Tickets oder Kalendereinträge überführen lassen.

Begehungsprotokolle können papierbasiert oder digital erstellt werden. In vielen Organisationen sind sie Bestandteil von EHS-Management-Systemen oder CAFM-/Wartungssoftwares. Aufbewahrung richtet sich nach rechtlichen Vorgaben und internen Richtlinien; regelmäßig werden abgeschlossene Protokolle archiviert und bei Audits vorgelegt.