Bedarfsrahmen

Bedarfsrahmen bezeichnet in der Beschaffung ein planungsinstrument, das den voraussichtlichen Bedarf an Gütern oder Dienstleistungen über einen festgelegten Zeitraum beschreibt, ohne verbindliche Einzelmengen festzulegen. Er dient der Bedarfsermittlung und der Vorbereitung von Beschaffungsmaßnahmen und wird oft im Zusammenhang mit einem Rahmenvertrag verwendet.

In der Praxis bildet der Bedarfsrahmen die Grundlage für Ausschreibungen oder Angebotsverfahren, die einen möglichen Rahmenvertrag absichern. Nach Abschluss des Rahmenvertrags erfolgen die eigentlichen Bestellungen, sogenannte Bedarfsermittlungen oder Einzelabrufe, innerhalb der im Bedarfsrahmen festgelegten Parameter.

Typische Inhalte sind Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen, Qualitätsanforderungen, Lieferorte, Liefer- und Zahlungsbedingungen, Preisspannen, Mengenkorridore, Laufzeit des Bedarfsrahmens und Varianten oder optionale Module. Er ermöglicht Flexibilität bei gleichzeitiger Preis- und Beschaffungsstabilität.

Der Ablauf umfasst Bedarfsermittlung, Festlegung der Rahmenbedingungen, Durchführung eines Ausschreibungsverfahrens, Abschluss des Rahmenvertrags und anschließende Bedarfsermittlung für Einzelabrufe. Vorteile sind effizientere Beschaffung, bessere Planbarkeit, Skaleneffekte durch größere Mengen und Wettbewerb unter den Anbietern. Risiken betreffen mögliche Fehlprognosen, übermäßige Bindung oder administrativen Aufwand zur Pflege des Bedarfsrahmens.

Rechtlich kann der Bedarfsrahmen Bestandteil öffentlicher Beschaffungsverfahren sein und unterliegt je nach Rechtsordnung dem Beschaffungsrecht (z. B. VgV/UVgO in Deutschland).