Asiakasmastertiedosto

Asiakasmastertiedosto on yrityksen ERP- tai taloushallintajärjestelmässä käytettävä tiedosto, jossa säilytetään asiakkaiden perustiedot. Sen tarkoituksena on toimia keskitettynä lähteenä kaikille asiakaskohtaisille tiedoille ja varmistaa tiedon yhdenmukaisuus eri järjestelmissä, kuten myynnissä, laskutuksessa, toimituksessa ja raportoinnissa. Tiedot voivat sisältää asiakasnumeron, nimen, laskutus- ja toimitusosoitteet sekä postinumeron ja paikkakunnan, y-tunnuksen tai ALV-tunnisteen, yhteyshenkilöt ja yhteystiedot (puhelin, sähköpostiosoite), maksuehdot, luottorajan, maksutavat, asiakasryhmän, kielen sekä mahdolliset asiakaskohtaiset alennukset ja hinnastosäännöt.

Asiakasmastertiedoston arvo perustuu tiedon laatuun ja saatavuuteen. Järjestelmä käyttää ainutkertaista asiakasnumeroa, jonka avulla tiedot voidaan yhdistää eri moduulien välillä. Deduplikaatio, validointi ja säännöllinen laadunvalvonta auttavat ylläpitämään luotettavaa ja ajantasaista asiakastietokantaa. Tiedon elinkaari sisältää luomisen, päivittämisen ja mahdollisen poistamisen sekä tarvittavat siirrot järjestelmien välillä.

Hallinta ja tietosuoja ovat keskeisiä: asiakasmastertiedosto kuuluu tietoturvan ja GDPR:n alaisuuteen. Tietoihin pääsee käsiksi vain asianmukaisilla käyttöoikeuksilla, ja järjestelmissä pidetään auditointijälkeä sekä määritellään vastuuhenkilöt ja omistajuus. Tietojen säilytysajat sekä arkistointi- ja poistokäytännöt määritellään organisaation politiikoissa.

Käyttökonteksti ja integraatiot: asiakasmastertiedostoa hyödynnetään laskutuksessa, myynnissä, markkinoinnissa sekä raportoinnissa, ja se toimii lähteenä yhteensopivien järjestelmien tiedoille sekä ulkoisille palveluille.