Asiakasmastertiedoston

Asiakasmastertiedosto on organisaation keskeinen tietovaranto, joka sisältää asiakkaisiin liittyvät pysyvät ja luotettavat tiedot. Se toimii yhteisenä lähteenä useille liiketoimintaprosesseille, kuten myynnille, laskutukselle, asiakaspalvelulle ja tilauksien käsittelylle. Tiedosto tukee tiedon yhdenmukaistamista ja järjestelmien välistä tiedonsiirtoa, ja sitä hallitaan usein master data managementin (MDM) periaatteilla.

Tyypillisiä kenttiä ovat asiakkaan tunniste (asiakasnumero), nimi, oikea Y-tunnus tai henkilön tiedot, toimitus- sekä laskutusosoitteet, yhteystiedot (sähköposti, puhelin), verotustiedot, maksuehdot, luottoraja, päävaluutta, kieli, toimialakoodi sekä segmentointi. Lisäksi tallennetaan tila (aktiivinen/inaktiivinen), sekä mahdolliset toimitus- ja laskutusosoitteiden erot ja viimeisin päivitys.

Hallinnassa korostuvat datan laatu, deduplikointi ja synkronointi. Muutoksista pidetään kirjaa, ja niihin sovelletaan muutoshallintaa sekä auditointia. Tiedot voivat sijaita relaatiotietokannassa, data-tiivistyksessä tai data-aihioissa, ja ne voivat siirtyä muihin järjestelmiin API- tai tiedostopohjaisilla integroinneilla.

Tietosuoja ja tietoturva ovat keskeisiä. GDPR-noudattaminen, minimoinnin periaate, pääsyoikeudet sekä säilyty- ja poistopolitiikat ovat keskeisiä. Datan laatu ja luotettavuus vaativat jatkuvaa valvontaa sekä omistajuuden ja vastuullisuuden määrittelyä.