Arsip

Arsip adalah kumpulan dokumen atau rekaman yang dihasilkan atau diterima oleh individu, organisasi, atau lembaga dalam rangka melaksanakan kegiatan, dan dipelihara karena memiliki nilai jangka panjang. Arsip berfungsi sebagai bukti aktivitas, sumber informasi, dasar akuntabilitas, serta sumber pemahaman sejarah institusi dan masyarakat.

Arsip dapat bersifat fisik maupun digital, meliputi kertas, foto, film, media penyimpanan magnetik, berkas elektronik, surel, dan basis data. Pengelolaan arsip mencakup perencanaan retensi, penilaian nilai guna, klasifikasi, penataan, deskripsi, penyimpanan, pemeliharaan, akses publik atau terbatas, serta pemusnahan sesuai kebijakan retensi.

Klasifikasi arsip dibedakan menjadi arsip dinamis (aktif) dan arsip statis (inaktif), serta arsip pribadi, organisasi, pemerintah, atau institusi. Deskripsi arsip, atau finding aid, menggunakan metadata dan kebijakan deskripsi agar pengguna dapat menemukan informasi secara efisien. Proses ini sering mengikuti standar nasional dan internasional seperti ISAD(G) untuk deskripsi arsip, ISAAR(CPF) untuk identitas korporasi, PREMIS untuk metadata pemeliharaan, dan OAIS untuk arsip digital.

Di Indonesia, lembaga seperti Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) berperan dalam pengelolaan arsip nasional, penyediaan akses, dan perlindungan hak privasi. Dalam sektor publik, arsip nasional atau daerah menyimpan arsip penting, menyediakan akses untuk penelitian, serta mengamankan keamanan informasi melalui kebijakan akses dan kontrol.

Arsip memiliki nilai budaya, sejarah, dan tata kelola. Pengelolaan arsip yang tepat membantu transparansi, akuntabilitas, dan kesejarahan suatu komunitas.