Arkistoituminen

Arkistoituminen on organisaation tiedonhallinnan prosessi, jossa tietueet ja digitaaliset aineistot säilytetään pitkäaikaisesti sekä tehdään löydettäviksi ja ymmärrettäviksi tulevaisuudessa. Tavoitteena on varmistaa tiedon pysyvyys, käytettävyys sekä oikeudellinen ja historiallinen arvo. Arkistointi koskee sekä paperisia että sähköisiä aineistoja; usein määritellään säilyttämisaikojen perusteet ja arvoarviointi, jonka mukaan tärkeät tiedostot arkistoidaan ja vähemmän tärkeät voidaan poistaa tai siirtää pois käytöstä.

Prosessi sisältää luokittelun ja säilytystavoitteiden määrittelyn, metadatointiin sekä aineiston keräykseen ja digitalisointiin liittyviä toimenpiteitä sekä pitkäaikaisen säilyttämisen tekniset ratkaisut. Digitaalisessa arkistoinnissa hyödynnetään kansainvälisiä viitekehyksiä kuten OAIS-mallia sekä metadata-standardeja kuten Dublin Core, METS ja PREMIS. Tallennus- ja hallintaympäristöt pyritään rakentamaan redundanssin ja useammankertaisen kopioinnin varaan, ja tarvittaessa tehdään formaattimuunnoksia sekä emulointia säilyvän käytettävyyden takaamiseksi.

Käyttöoikeuksien hallinta, tietoturva sekä yksityisyyden suoja ovat keskeisiä näkökohtia. Lakisääteiset velvoitteet sekä julkisen tiedon saatavuus ohjaavat arkkitehtuuria ja käytäntöjä. Haasteina ovat formaattien vanheneminen, teknisen infrastruktuurin ylläpito sekä kustannukset. Hyötyinä ovat pitkäaikainen pääsy historiallisesti ja toiminnallisesti tärkeään tietoon, parempi päätöksenteko sekä läpinävyys ja oikeudellinen varmuus.