Arkistointina

Arkistointina on suomenkielinen termi, joka viittaa tiedon, asiakirjojen ja arkistokokonaisuuksien pitkäaikaiseen säilyttämiseen sekä niiden käytettävyyden takaamiseen. Se kattaa sekä arkistoinnissa käytetyt prosessit että tekniset ratkaisut, kuten luokittelun, metadata-vaatimukset ja säilytystekniikat.

Käyttökohteita arkistointina esiintyy muun muassa kirjastoissa, julkishallinnossa, yrityksissä ja museoissa. Käytännöt muodostuvat sekä organisaation sisäisistä politiikoista että lainsäädännön ja tietoturvan vaatimuksista, jotka ohjaavat esimerkiksi tietojen luokittelua, pääsyä ja säilytysaikoja.

Prosessi kattaa sekä digitaalisen että fyysisen arkistoinnin. Digitaalinen arkistointi painottaa autenttisuutta, eheyden säilymistä ja pitkän aikavälin saatavuutta, sekä säilytysformaatteja, versiointia ja siirtymäsuunnitelmia. Fyysinen arkistointi käsittää papereiden ja muiden materiaalien pitkäaikaista säilyttämistä, asianmukaisia säilytystiloja sekä kunnonvalvontaa.

Vakiintuneet standardit ja viitekehykset arkistoinnissa sisältävät muun muassa Dublin Core -metadata-standardeja, PREMIS-preservation metadata -mallin, METS-pakkaustuotteet sekä OAIS-viitekehyksen, joka auttaa pitkäaikaisten arkistojen suunnittelussa. Organisaatiot kehittävät näiden pohjalta omia säilytys- ja luettelointikäytäntöjään.

Hyötyinä arkistointina nähdään parempi tiedonsaanti, lainopillisen ja tilastollisen raportoinnin tuki sekä riskien hallinta. Haasteita ovat muun muassa kustannukset, tietosuoja- ja yksityisyyssuojavaatimukset, tekninen vanhentuminen sekä metatiedon hallinnan jatkuvuus.

Lisätietoja voidaan löytää arkistoinnin ja digitaalisien arkistojen alueelta sekä alan standardeista ja hyvikäytännöistä.