Archiefsystemen

Archiefsystemen zijn geheel van methoden, processen en technologieën bedoeld om over langere tijd records te bewaren en toegankelijk te maken. Ze omvatten beleid, organisatorische rollen, beschrijving van records en de technische infrastructuur die nodig is voor opslag, beheer en retrieval. Het doel is betrouwbaarheid, verantwoording en openbaar of beperkt toegankelijke informatie voor onderzoekers, beleidsmakers en burgers.

Een archiefsysteem kent meerdere componenten. Appraisal en selectie bepalen welke records bewaard blijven. Metagegevens en beschrijvingsstandaarden structureren inventarissen en maken vindbaar. Opslag en preservatie waarborgen authenticiteit en leesbaarheid op lange termijn, onder meer door formatconversie of migratie naar toekomstige systemen. Toegangs- en beveiligingsmaatregelen regelen wie wat mag inzien en gebruiken. Daarnaast omvatten archiefsystemen vaak workflows voor acquisitie, beschrijving, uitleen en, indien nodig, vernietiging of overdracht.

Er bestaan zowel fysieke als digitale archiefsystemen. Fysieke systemen organiseren papier en materiële media in fondsen of dozen, terwijl digitale systemen digitale records en objecten beheren in repositories, met AMS- of DAM-functionaliteit (archiefbeheer, digitale bewaaromgevingen en metadata-standaarden). Veelgebruikte normen zijn ISO 15489 (records management), OAIS voor lange termijnbewaring, en metadata-standaarden zoals EAD, METS en PREMIS.

Het archiefproces volgt een leven cyclus: creatie, selectie en evaluatie, overdracht naar het archief, beschrijving en beschrijfbare vindbaarheid, preservatie, gebruik en uiteindelijk vervanging of overdracht aan een andere instelling. Governance speelt een cruciale rol door retention schedules, privacy- en toegangsrechten en risicobeheer te regelen. Archiefsystemen dragen bij aan transparantie, verantwoording en het behoud van cultureel en historisch erfgoed, terwijl ze tegelijk zorgen voor verantwoorde toegang en risicobeperking.