Afzenderinformatie

Afzenderinformatie is de verzameling gegevens die de identiteit van de afzender van een bericht, verzending of betaling weergeeft. Het doel is betrouwbaarheid, traceerbaarheid en accountability. De inhoud varieert per kanaal maar omvat doorgaans naam of bedrijfsnaam, adres, contactgegevens en soms een registratienummer of logo.

In post en logistieke processen wordt afzenderinformatie op enveloppen, pakketten en facturen gebruikt om de afzender duidelijk te identificeren. In e-mail en andere elektronische berichten betreft het vaak het From-adres, fysieke contactgegevens en optioneel een retouradres. Bij verpakkingen en correspondentie geldt vaak een volledig vermelde afzendernaam en adres; bij digitale berichten kan aanvullende metadata een rol spelen. Technisch wordt afzenderinformatie bovendien geverifieerd met methoden zoals SPF, DKIM en DMARC om authenticiteit en integriteit te waarborgen.

Privacy en regelgeving rondom afzenderinformatie hangen samen met de verwerking van persoonlijke gegevens. In de EU valt dit onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR). De verzameling en het gebruik van afzenderinformatie moet een geldige rechtsgrondslag hebben, zoals toestemming of een contractuele noodzaak, en ontvangers hebben rechten op inzage, correctie en verwijdering. Bewaartermijnen moeten beperkt en proportioneel zijn.

Best practices voor afzenderinformatie richten zich op nauwkeurigheid en consistentie across kanalen, duidelijke en volledige contactgegevens, en compliance met privacyregels. Bij marketingcommunicatie is een duidelijke opt-out of afmeldmogelijkheid vereist, en bij fysieke verzending moet het returnadres duidelijk zichtbaar zijn om transparantie en vertrouwen te waarborgen.