Afsluitnota

Afsluitnota is een Nederlands begrip voor een eindfactuur die wordt uitgegeven wanneer een klantrelatie wordt afgesloten of een dienstverleningstrack definitief wordt afgerond. De afsluitnota dient als eindeafrekening en bevat alle resterende kosten en credits die gedurende de periode zijn opgebouwd.

Inhoud en doel: een afsluitnota bevat doorgaans gegevens van beide partijen, een uniek referentienummer, datum en het bedrag. Er is meestal een specificatie van posten zoals verbruikskosten, abonnementen, service- of uitvoeringskosten, eventuele storingen, borgsommen, restituties en kortingen. Ook eventuele correcties ten opzichte van eerder verzonden facturen staan vermeld, evenals betaligsvoorwaarden en de betalingstermijn. Indien van toepassing kunnen ook de eindmeterstanden, afgesloten leveringen of beëindiging van diensten worden toegelicht.

Context en gebruik: afsluitnota’s komen vooral voor in sectoren waar een dienst of contract eindigt, zoals nutsbedrijven (energie, water), telecom, verhuur of projectafhandeling. Soms wordt de afsluitnota gevolgd door terugbetalingen of extra kosten die nog verrekend moeten worden. In sommige gevallen kan een afsluitnota ook de werking van een creditnota of borgteruggave bevatten.

Relatie tot andere facturen: een afsluitnota is in essentie een finale afrekening. Het kan posten uit eerdere facturen corrigeren en culmineren in een uiteindelijke betaling of terugbetaling. Net als een gewone factuur geldt vaak een betalingstermijn en is er ruimte voor het aanvechten van onjuistheden.