Aanbestedingsbeheer

Aanbestedingsbeheer is het systematisch beheer van het gehele proces van aanbestedingen binnen een organisatie, met als doel het verwerven van goederen, diensten of werken tegen optimale prijs-kwaliteitverhouding en conform relevante wet- en regelgeving. Het omvat strategische planning, marktonderzoek en de uitvoering van de aanbesteding.

Belangrijke fasen zijn onder meer het opstellen van het programma van eisen en de gunningscriteria, de keuze van de aanbestedingsprocedure, publicatie en uitnodiging van leveranciers, de inschrijving en de opening, de beoordeling en de gunning, en tot slot het contractbeheer en de uitvoering.

In de Nederlandse praktijk vallen aanbestedingsbeheer en aanbestedingsprocedures onder de Aanbestedingswet 2012 en de bijbehorende regelgeving, die Europese richtlijnen implementeren. De kernprincipes zijn gelijke behandeling, transparantie, non-discriminatie en proportionaliteit.

Technisch gezien wordt vaak gebruikgemaakt van e-procurement platforms zoals TenderNed en Negometrix, plus documentbeheer en beoordelingsmodules. Betrokken partijen zijn interne opdrachtgevers, juridische en financiële afdelingen, en leveranciers; een goede afstemming voorkomt vertraging en rechtsvragen.

De resultaten zijn onder meer een efficiënte inkoop, betere onderhandelingen en naleving van de wet- en regelgeving. Veelvoorkomende uitdagingen zijn strikte termijnen, complexe regelgeving en de mogelijkheid van bezwaarprocedures door leveranciers.

Zie ook: inkoop, aanbesteding, contractmanagement.