tilaussopimuksilla

Tilaussopimukset ovat hankintamenettelyssä käytettyjä sopimuksia, joissa ostaja sitoutuu tilaamaan tietyn palvelun tai tuotteen sovitulla laajuudella, aikataululla ja ehdoilla määritellyltä toimittajalta. Niitä käytetään sekä julkisessa että yksityisessä sektorissa erityisesti toistuvissa tai tilauksittain tarkemmin määritellyissä tarpeissa.

Tilaussopimukset voivat syntyä osana suurempaa hankintaprosessia, kuten puitesopimuksella (framework agreement) toteutettujen kilpailutusten jälkeen. Puitesopimuksessa on määritellyt sopimusehdot kaikkia toimittajia varten, ja yksittäiset tilaukset – tilaus-, tai tilaussopimukset – tehdään näiden ehtojen puitteissa tarpeen mukaan. Jokainen tilaus määrittelee tarkemman määrän, toimitusehdot ja hinnat.

Prosessi useimmiten etenee siten, että kilpailutetaan puitesopimus tai rajoitettu tarjouskilpailu, jonka perusteella valitaan toimittajat. Kun tarve syntyy, järjestetään tilaukset nimettyyn toimittajaan siten, että sopimusehdot noudatetaan. Tilaussopimukset voivat sisältää palvelun laatutavoitteet, suorituskykymittarit, toimitusajat sekä maksuehdot; niiden muuttaminen tai lisä- ja muutostilaukset voivat edellyttää ennalta sovittuja menettelyjä.

Hyödyt ovat nopeampi hankinta, parempi kustannusten hallinta, suurempi läpinäkyvyys ja mahdollisuus volyymiedunuksiin sekä standardointi toistuvissa tarpeissa. Haasteita ovat sopimuksen rajojen tulkinta tilauksittain, hintojen ja laatun muutokset sekä sopimusten noudattamisen ja seurannan tarve, erityisesti julkisten hankintojen tapauksessa.

Tilaussopimuksia hyödynnetään eri toimialoilla, kuten palveluissa, ylläpidossa, IT- ja hankintapalveluissa, jolloin ne tuovat joustavuutta sekä hallittua kustannusvastaavuutta. Niiden hallinta on olennaista sekä hankintalainsäädännön että organisaation omien hankintakäytäntöjen mukaisesti.