retourformulier

Een retourformulier is een document of online formulier waarmee een consument de terugzending van gekochte goederen kan aangeven. Het vormt vaak deel uit van het retourbeleid van een webwinkel en kan meegeleverd worden bij levering of later via de winkelwebsite beschikbaar zijn. Het doel is de retourzending en de verwerking daarvan te stroomlijnen door relevante gegevens vast te leggen.

Een typisch retourformulier bevat velden zoals bestelnummer, naam en adres, artikelomschrijving en -aantal, reden voor retour (bijvoorbeeld beschadigd, defect, verkeerde levering of afkeer), de staat van het product, gewenste afhandeling (terugbetaling, omruiling, winkeltegoed) en eventuele instructies voor terugzending of aanvullende gegevens. In de praktijk kan het formulier fysiek bij het pakket zitten of online worden ingevuld, waarna een retourlabel wordt gegenereerd of een retournummer (RMA) wordt toegekend.

Relatie met RMA: veel aanbieders gebruiken een Return Merchandise Authorization (RMA) of retournummer om retouren intern te traceren en te verwerken. Dit nummer helpt bij het koppelen van de teruggezonden goederen aan de oorspronkelijke bestelling.

Juridische context en privacy: in de Europese Unie hebben consumenten bij afstanden verkopen doorgaans recht op herroeping binnen 14 dagen; winkels faciliteren dit via informatie en vaak een retourformulier. Het formulier is meestal geen wettelijke verplichting, maar wel een veelgebruikt hulpmiddel. De verwerking van persoonlijke gegevens via het formulier valt onder privacywetgeving (AVG/GDPR); bedrijven moeten duidelijk maken welke gegevens worden verzameld en hoe lang ze worden bewaard.