proBenutzerAbrechnung

proBenutzerAbrechnung ist ein Abrechnungsmodell, bei dem Gebühren für eine Software oder einen Dienst anhand der Anzahl der Benutzer festgelegt werden, die Zugriff haben oder aktiv genutzt werden. Dabei wird häufig zwischen verschiedenen Varianten unterschieden, etwa benannte Benutzer (named users) oder aktive Benutzer (MAU/DAU) sowie zwischen Einzel- oder Mengenrabatten.

Typische Anwendungsbereiche finden sich vor allem in Software-as-a-Service (SaaS), Cloud-Diensten, Collaboration-Tools, Customer-Relationship- und Enterprise-Software. In vielen Verträgen wird klargestellt, ob alle registrierten Benutzer, nur aktiv angemeldete Benutzer oder nur eine bestimmte Gruppe von Rollen abzurechnen ist. Auch Unterscheidungen nach Benutzerarten (Lesen vs. Bearbeiten) oder Gastzugängen können vorkommen.

Berechnungsmethoden richten sich nach vertraglich vereinbarten Metriken. Übliche Varianten sind benannte Benutzer (je Benutzer ein fester Preis), aktive Benutzer pro Abrechnungszeitraum oder gleichzeitige Benutzer (Concurrent Users). Teilweise gibt es Staffelpreise, Zusatzkosten für Übernutzung oder Rabatte bei größeren Benutzerzahlen. Zur Abrechnung gehört oft ein Abgleich zwischen dem Identitätssystem des Anbieters und dem Kundenbestand, wobei Deprovisionierung und regelmäßige Audits wichtig sind, um Fehlzählungen zu vermeiden.

Vorteile der proBenutzerAbrechnung liegen in der Transparenz der Kosten nach tatsächlicher Nutzung, besserer Skalierbarkeit und direkter Verknüpfung von Wert und Preis. Nachteile sind der Mehraufwand im Lizenzmanagement, potenzielle Überzahlungen durch verzögerte Deprovisionierung oder komplexe Counting-Regeln sowie Datenschutz- und Compliance-Anforderungen bei der Nutzerüberwachung.

Best Practices umfassen definierte Zählregeln im Vertrag, automatisierte Provisioning- und Deprovisioning-Prozesse, regelmäßige Audits, Integration mit identitiesystemen und klare Dokumentationen von Ausnahmen (z. B. Gastnutzer).