planningsfase

De planningsfase is de eerste fase in veel projectmanagementbenaderingen waarin doelstellingen, scope en randvoorwaarden worden vastgesteld en een uitvoerbaar plan wordt opgesteld. Het doel is om een duidelijke basis te creëren voor besluitvorming en uitvoering, en om betrokken partijen op één lijn te krijgen over wat er gaat gebeuren, waarom en tegen welke randvoorwaarden.

Belangrijkste deliverables zijn onder meer een projectplan, een duidelijke scope statement, requirements en (indien van toepassing) een backlog, een work breakdown structure (WBS), en een begroting met tijdschema en benodigde resources. Daarnaast worden een risicoregister, een communicatieplan en een kwaliteits- en inkoopplan opgesteld.

Tijdens de planningsfase worden belanghebbenden geïdentificeerd en geanalyseerd, wensen en vereisten in kaart gebracht, en de scope definitief gemaakt. Verder worden aannames vastgelegd, risico's geïnventariseerd en mitigatiestrategieën bepaald. Op basis daarvan worden baselines voor scope, tijd en kosten opgesteld.

De aanpak verschilt per methode. In traditionele watervalmodellen is de planningsfase doorgaans formeel en los van uitvoering. In Agile-omgevingen vindt planning vaker iteratief plaats met productbacklog, releaseplanning en sprintplanning, waarbij plannen regelmatig worden herzien.

Veelvoorkomende uitdagingen zijn onduidelijke requirements, scope-creep, gebrek aan betrokkenheid van sleutelfiguren en onrealistische schattingen. Succesvolle planningsfasen sluiten governance, change-management en duidelijke acceptatiecriteria in, en zorgen voor heldere besluitvormingsrechten.