overallocatie

Overallocatie is een begrip uit project- en resource management dat verwijst naar het toewijzen van meer werk aan een resource dan deze in een bepaalde periode aankan. Dit geldt voor personen, machines of hele teams en ontstaat vaak door onjuiste taakduurinschattingen, onvoldoende zicht op afhankelijkheden, snelle scope-wijzigingen of gelijktijdige toewijzingen aan meerdere projecten. De gevolgen zijn vertragingen, wachttijden, hogere stress, verminderde kwaliteit en inefficiënte benutting van capaciteit.

Indicatoren zijn onder meer piekbelasting gedurende meerdere perioden, oplopende doorlooptijden en frequente overwerkmomenten. Het voorkomen ervan vereist proactieve capaciteitsplanning en tijdige herverdeling van werk.

Oplossingen bestaan uit capaciteit- en workloadplanning (resource leveling) zodat werkdruk gelijkmatig over de periode wordt verspreid, en inzet van resource smoothing om pieken te beperken. Praktische maatregelen zijn realistische schattingen, regelmatige actualisaties, prioriteren van kritieke taken en afstemming met belanghebbenden. Daarnaast kan het helpen om medewerkers multi-inzetbaar te maken via cross-training, extra capaciteit in te zetten bij piekbelasting, of gebruik te maken van outsourcing en automatisering. Het monitoren van workload via dashboards ondersteunt tijdige bijsturing.

Samengevat verwijst overallocatie naar een disbalans tussen vraag naar werk en beschikbare capaciteit, met risico’s voor planning en resultaten. Doelbewuste plannen en tijdige aanpassingen verminderen dit risico.