muutoksenhallintaprosessin

Muutoksenhallintaprosessi on organisaation muutosjohtamisen osa, jossa IT-palveluihin ja liiketoiminnan prosesseihin kohdistuvat muutokset käsitellään, arvioidaan, hyväksytään ja toteutetaan hallitusti. Sen tarkoituksena on minimoida muutoksista aiheutuvat riskit ja palvelun keskeytymiset sekä varmistaa noudattaminen, näkyvyys ja sekä tilaajien että tekijöiden vastuut. Prosessi parantaa suunnittelun laatua, pysyvyyttä ja ongelmien jäljitettävyyttä.

Muutostenhallinta kattaa yleensä tuotantoympäristöt, IT-palvelukeskukset sekä liiketoiminnan prosessien muutokset. Muutokset luokitellaan usein standardimuutoksiksi (ennalta määritelty, alhainen riski), normaaleiksi muutoksiksi (vaativat arvioinnin ja hyväksynnän) sekä hätämuutoksiksi (nopea toimenpide kriittisen riskin tilojen hallitsemiseksi). Jokaisella tyypillä on oma käsittelynsä ja aikataulunsa.

Prosessin päävaiheet ovat muutospyyntö, esikatselu ja riskinarviointi, hyväksyntä (yleensä CAB:n tai palvelun omistajan päätös), suunnittelu ja resursointi sekä toteutus, testaus ja käyttöönotto. Tämän jälkeen seurataan tuloksia ja vaikutuksia sekä dokumentoidaan muutoksen lopullinen tilanne ja arvointi. Tarvittaessa tehdään palaute- ja oppimiskierroksia sekä tehdään lopullinen arkisto.

Roolit ja vastuut määriteltiin selkeästi: muutoksenhallinnoitsija tai muutosmanageri koordinoi koko prosessia, CAB (Change Advisory Board) antaa asiantuntijapalvelua ja hyväksyntöjä, palvelun omistaja varmistaa, että muutos vastaa liiketoiminnan tavoitteita. Tekijät (tekniset tiimit) toteuttavat muutoksen ja varmistavat testauksen sekä käyttöönoton sujuvuuden.

Hyötyinä ovat parempi riskienhallinta, parempi palvelun saatavuus ja luotettavuus, paremmin ennakoitavissa oleva suunnittelu sekä läpinäkyvä raportointi ja parempi säädösten sekä sisäisten ohjeiden noudattaminen. Mittareita ovat esimerkiksi läpimenoaika, muutosten onnistumisprosentti, uusiutumisen ja palvelukatkosten määrät sekä palaute ja opetukset.