kopieringsrutiner

Kopieringsrutiner är en uppsättning policyer och riktlinjer som reglerar hur kopiering, utskrift och relaterade funktioner hanteras inom en organisation. Syftet är att skydda känslig information, kontrollera kostnader och minska miljöpåverkan genom en enhetlig, tydlig arbetsprocess för användning av skrivare, kopiatorer och multifunktionsenheter.

Rutinerna anger vem som är behörig att använda kopieringsfunktionerna, hur autentisering sker och vilka gränser som gäller för olika användare eller avdelningar. De beskriver standardinställningar (till exempel tvåsidig kopiering som norm, svartvitt framför färg, lågupplöst/draft-läge där tillämpbart), kvoter och restriktioner för känslig information samt hur kopior loggas och hur länge uppgifter sparas för uppföljning.

En viktig del av kopieringsrutinerna är hantering av säkerhet och integritet. Rutinerna föreskriver att konfidentiell information inte får kopieras oproffsigt, att utskrifter eller kopior hämtas av behörig användare (secure print eller release printing), och att opålitliga eller äldre papperskopior tas om hand enligt policy. Vidare specificeras hur skannade dokument lagras eller raderas och hur data rensas från enheter vid service eller uppgraderingar.

Implementering och styrning av kopieringsrutiner kräver ansvarsfördelning mellan IT, informationssäkerhet och fastighet/inköp, utbildning av användare och regelbunden uppföljning. Rutinerna bör ses över med jämna mellanrum för att säkerställa efterlevnad, uppdateras vid förändrad lagstiftning och anpassas till kostnads- och miljömål.