goedkeuringssignaturen

Goedgekeuringssignaturen zijn handtekeningen die bevestigen dat een document is goedgekeurd door bevoegde personen binnen een organisatie. Ze markeren het eind van een goedkeuringsproces en dienen als bewijs van autorisatie en verantwoordelijkheid voor de inhoud van het document.

In praktijk maken goedkeuringssignaturen deel uit van documentbeheer en governance. Ze komen voor op voorstellen, budgetten, beleidsdocumenten en facturen. Een document kan meerdere goedkeuringsstappen vereisen, met vastgelegde rollen en datum van goedkeuring; dit vergroot traceerbaarheid en controle.

Manier van vastleggen: handmatig met pen op papier of elektronisch via digitale handtekeningen. Elektronische systemen dwingen vaak workflows af, zoals afdelings- of projectsign-offs, en leveren audittrajecten, versiebeheer en meldingen.

Juridisch kader: binnen de Europese Unie regelt eIDAS de rechtsgeldigheid van elektronische handtekeningen. Er bestaan drie niveaus: eenvoudige elektronische handtekening (ESE), geavanceerde elektronische handtekening (GES) en gekwalificeerde elektronische handtekening (QES). Een gekwalificeerde elektronische handtekening heeft onder eIDAS dezelfde rechtswaarde als een handgeschreven handtekening. Voor formele transacties kan een QES vereist zijn.