formulierverwerker

Een formulierverwerker is in de praktijk een partij die persoonsgegevens verwerkt die via online formulieren zijn verzameld, en dit gebeurt in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke (de organisatie die bepaalt waarom en hoe gegevens worden verwerkt). Het begrip verwijst meestal naar leveranciers van formulieren- of enquête-tools, hostingdiensten of plug-ins die formulieren op websites beheren en ingezonden gegevens opslaan, verzenden of analyseren.

Taken en beperkingen: de formulierverwerker mag de gegevens uitsluitend verwerken voor de door de verwerkingsverantwoordelijke gestelde doeleinden en volgens schriftelijke instructies. De verwerking kan bestaan uit het opslaan van inzendingen, het doorsturen naar interne systemen, en mogelijk koppelingen aan analytics of CRM. De verantwoordelijkheden blijven in beginsel bij de verwerkingsverantwoordelijke: die bepaalt de rechtsgeldigheid van de verwerking, bewaakt toestemmingen en rechten van betrokkenen; de formulierverwerker zorgt voor passende technische en organisatorische maatregelen (TOMs) om gegevens te beschermen en helpt bij verzoeken van betrokkenen.

Juridische context: onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) is een formulierverwerker een verwerker. Een schriftelijke verwerkersovereenkomst (DPA) is verplicht en moet taken, beveiligingsniveaus, subverwerkers en bewaartermijnen regelen. Doorgifte van gegevens buiten de EU vereist passende waarborgen of een adequaat niveau van bescherming.

Voorbeelden: typische toepassingen zijn online contactformulieren, aanmeldingen voor nieuwsbrieven of evenementen, en formulierbouwers zoals enquêteservices. Het is essentieel dat de verantwoordelijke controleert welke data wordt verzameld, hoe lang deze bewaard wordt en wie er toegang toe heeft.

Zie ook: verwerkingsverantwoordelijke, verwerker, subverwerker, DPA.