dokumentkvaliteten

Dokumentkvalitet avser hur användbart och tillförlitligt ett dokument är i ett givet sammanhang. Den innefattar flera dimensioner: innehållskvalitet (exakthet, fullständighet, relevans), formell kvalitet (klarhet, konsekvent terminologi, tydlig struktur) samt teknisk kvalitet (lämpligt filformat, läsbarhet, tillgänglighet). Dessutom spelar metadata- och provenancekvalitet en central roll: dokumentets ursprung, äkthet, versioner och ändringslogg möjliggör spårbarhet och ansvar. Långsiktig bevarande- och bevarandekvalitet är också viktig och omfattar arkiverbarhet, bevarandemetoder och motstånd mot formatföråldring.

Bedömningen av dokumentkvalitet sker genom kravspecifikationer, granskningar och användarfeedback, ofta stödda av automatiska valideringar och revisionsspår. I offentlig sektor och i företag används ramverk och standarder som ISO 15489 för dokument- och arkivförvaltning, ISO 23081 för metadata, PREMIS för bevarande metadata samt OAIS som referensmodell för långtidsskydd. Praktiska åtgärder för att höja kvaliteten inkluderar att fastställa tydliga mallar och stilguider, införa versionshantering, skapa och underhålla metadata, samt genomföra regelbunden innehållsvalidering och felkontroll.

Dokumentkvalitet är centralt för effektiv informationsförvaltning, rättssäkerhet och beslutsunderlag. Utmaningar inkluderar hantering av olika format och språk, äldre eller ostructured dokument, OCR-fel vid digitalisering samt sekretess- och integritetskrav. Förbättringar uppnås genom tydliga krav, standardiserade processer, utbildning av personal och regelbunden kvalitetsrevision.