dokumentbildning

Dokumentbildning är processen att skapa, fånga, organisera, lagra och bevara dokument och information som uppstår inom en organisation. Begreppet används framför allt inom informationsförvaltning och arkivvetenskap och syftar till att hantera hela livscykeln från skapande till avveckling. Dokument kan vara formella sådana som kontrakt och rapporter, men även e-post, bilder och digitala register.

Processen innefattar skapande och redigering, fångst av information genom manuell inmatning eller digitalisering (till exempel skanning och OCR), samt metadata och indexering som underlättar sökning och återkoppling. Lagring sker vanligtvis i dokumenthanteringssystem, innehålls- eller arkivsystem, med styrning av behörigheter, versionering och arbetsflöden. Slutpunkten kan vara långtidsbevarande enligt retention-policyer eller destruktion när dokumentens tidsram har passerat.

Tekniker och standarder som används inom dokumentbildning inkluderar elektroniska dokumenthanteringssystem (EDMS/ECMS), arkivsystem, OCR-teknik, och metadatastandarder som Dublin Core och ISO 15489 för records management. Långsiktigt bevarande kan kräva format som PDF/A och kontinuerlig migrering för att undvika obsoleta format.

Styre och överväganden omfattar rättsliga och etiska krav, särskilt integritet och sekretess enligt lagstiftning som GDPR. Organisationer behöver policyer, ansvarsfördelning och regelbundna revisioner för att säkerställa tillgång, integritet och rätt hållbarhet. Utmaningar innefattar formatföråldring, datafragmentering och säkerhetsrisker, medan goda metoder inkluderar tydliga metadatastandarder, konsekventa arbetsflöden och regelbunden arkivering.