documentnaam

Documentnaam is de aanduiding die een document identificeert binnen een informatiesysteem, zoals een bestandsnaam in een bestandssysteem of een geregistreerde titel in een documentbeheer- of contentmanagementsysteem. De documentnaam dient als primaire referentie voor vindbaarheid, verwijzing en ordening en kan verschuiven ten opzichte van de titel die in de inhoud staat.

Bij het kiezen van een documentnaam gelden enkele basisprincipes: ze moet beschrijvend en herkenbaar zijn, kort maar informatief, en consistent met de interne richtlijnen. Vermijd illegale of systeembeperkende tekens en houd rekening met platformonafhankelijke leesbaarheid. Het opnemen van datumcomponenten (bijv. YYYYMMDD) en een duidelijke versieaanduiding (bijv. v1.2) vergemakkelijkt sortering en terugvinden. Veel systemen beperken bepaalde karakters zoals / \ ? % : | " < > en hebben regels voor hoofd- en kleine letters.

Technische overwegingen omvatten namen van beperkte lengte en verschillende karaktersets. Unicode is vaak nodig voor meertalige Namen, maar normalisatieproblemen kunnen leiden tot duplicaten. Het is gangbaar om een interne identifier los te houden van de weergegeven documentnaam, bijvoorbeeld in metadata of een database.

Versiebeheer kan in de naam voorkomen, maar staat meestal los in metadata of in het document zelf. Een consequente scheidingstekens en volgorde helpen bij automatische sortering. Voor internationale context kan meertalige of transliteratie nodig zijn. Een governancebeleid met standaarden voor naamgeving en wijzigingsbeheer voorkomt conflicten. Voorbeelden: ProjectPlan_20240605_v2.docx of Budget_Totaal_NL.xlsx.