behovsprincipen

Behovsprincipen är en grundläggande princip inom offentlig upphandling och förvaltningspraxis i Sverige. Den innebär att upphandlingar och andra beslut ska utgå från de faktiska behoven hos uppdragsgivaren och de mål verksamheten ska uppnå, snarare än av vad leverantörer föreslår eller vad som tidigare har varit praxis. Målet är att arbetet ska styras av användarnas behov och åtgärder som ger samhällsnytta, samtidigt som konkurrens och kostnadseffektivitet främjas.

Praktiskt innebär behovsprincipen att man gör en noggrann behovs- och nyttoanalys innan kravspecificering. Den fokuserar på vad som behöver uppnås (funktion och resultat), inte på vilken produkt eller vilket märke som används. Viktiga komponenter är kartläggning av behov, definierade funktions- och prestationskrav, bedömning av livscykelkostnader och användarperspektivet. Principen uppmuntrar flexibilitet i lösningar och jämförelse mellan olika sätt att uppfylla behoven, vilket ofta underlättar konkurrens och innovation.

Användningen sker i planering, upphandlingsförfarande och uppföljning inom kommuner, regioner och staten. Genom behovsprincipen ska beslut bli mer transparenta, och kravställningen inte låsa in dyra eller överdimensionerade lösningar i onödig grad. Den hänger nära principen om värde för pengarna och är ofta vägledande för hur kravspecifikationer formuleras och hur anbud utvärderas.

Kritik och begränsningar inkluderar att otydliga eller vaga behov kan leda till missmatchning mellan upphandlingen och verksamhetens faktiska behov, eller att uppföljning blir svårare vid för snäva krav. En utmaning är att behovsprincipen kräver noggrann kravhantering och kontinuerlig uppföljning av resultat.

Se även: offentlig upphandling, livscykelkostnad, värde för pengarna.