arkistointiprosessien

Arkistointiprosessien tarkoituksena on hallita asiakirjoja ja tietoja niiden elinkaarella siten, että ne ovat luotettavasti tallessa, asianmukaisesti luokiteltuja ja löydettävissä sekä käyttökelpoisia pitkällä aikavälillä. Arkistointiprosessit kattavat sekä fyysisten että digitaalisten aineistojen hallinnan ja ne on suunniteltu vastaamaan organisaation oikeudellisia, toiminnallisia ja tutkimuksellisia tarpeita.

Keskeiset vaiheet ovat vastaanotto ja luokittelu, metatiedon kerääminen, tiedon jalostaminen käyttökelpoiseksi sekä arkistointiin siirtäminen. Dokumentit ja tiedostot käyvät läpi arvion eli arkistointiarvion, jonka tuloksena päätetään säilytettävät ja hävitettävät. Sitten määritellään säilytysaikataulut ja hävittäminen sekä mahdolliset siirtoprosessit pitkäaikaissäilytykseen.

Digitaalissa arkistoinnissa keskeisiä ovat metatiedot, varmuuskopiot, digitaalisen aineiston pitkäaikaisen säilymisen käytännöt sekä formaattien siirtämisen ja muuntamisen hallinta. Autenttisuus, eheys ja todennettavuus ovat tärkeitä tavoitteita. Keskeisiä malleja ja standardeja ovat ISO 15489 - Records Management, PREMIS- ja Dublin Core -metatiedot sekä OAIS-viitekehys.

Organisaatioissa arkistointiprosesseja ohjataan hallinnollisilla politiikoilla ja vastuuhenkilöillä. Tärkeää on tiedonhaku, pääsynhallinta, auditointi sekä yksityisyyden ja tietoturvan huomiointi. Lainsäädäntö, kuten tietosuoja-asetus (GDPR) sekä viranomaisten arkistointivaatimukset, vaikuttavat säilytysaikoihin ja käytäntöihin.

Haasteita ovat suuren datamäärän hallinta, tiedostomuotojen vanhentuminen, erilaiset järjestelmät ja tietojen kontekstin säilyminen. Kehityssuunta on kohti yhdenmukaisempia metatietomalleja, automaatiota, pilvipohjaisia säilytysratkaisuja sekä koulutettuja arkistonhallinnan ammattilaisia.