säilytysaikoihin

Säilytysaikoihin viittaa ajanjaksoihin, joiden kuluessa jokin tieto, asiakirja tai rekisteri säilytetään ennen hävittämistä, siirtämistä arkistoon tai anonymisointia. Käsite kattaa sekä fyysiset että digitaaliset tallenteet ja muodostaa olennaisen osan tietohallinnon sekä arkistoinnin käytännöistä. Säilytysaikoihin liittyvät vaatimukset määritellään usealla tasolla: lainsäädäntö, toimialan säädökset sekä organisaation omat tietojen hallintakäytännöt.

Tietosuojan ja yksityisyyden suojan näkökulmasta EU:n yleinen tietosuoja-asetus asettaa periaatteen, jonka mukaan henkilötietoja saa säilyttää vain niin kauan kuin tarkoitus sitä edellyttää; sen jälkeen tiedot tulee poistaa tai anonymisoida. Säilytysaikoihin liittyvät käytännöt ilmenevät esimerkiksi rekisterinhallintasuunnitelmissa ja arkistointiperiaatteissa. Eri tieto- ja asiakirjakategoriat määrittävät omat säilytysajat; esimerkiksi liiketoiminnan rekisterit, henkilöstötiedot ja asiakkaiden tiedot voivat saada eri ajanjaksot.

Digitaalisessa ympäristössä säilytysajat hallitaan usein automaation ja säilytyssäännöstöjen kautta, jolloin vanhentuneet tiedot poistuvat turvallisesti ja auditointi on mahdollista. Hyvät käytännöt sisältävät luokittelun, säilytysajan määrittämisen, säännöllisen tarkastamisen sekä asianmukaiset hävitystavat. Näin varmistetaan sekä vaatimustenmukaisuus että tietoturva.