säilytysaikataulut

Säilytysaikataulut ovat organisaation hallintajärjestelmässä käytettyjä ohjeistuksia siitä, kuinka kauan erilaisia asiakirjoja ja tietoja säilytetään ennen hävittämistä, arkistointia tai muuta käsittelyä. Niiden tarkoituksena on taata lainmukainen, kustannustehokas ja tietoturvallinen tiedonhallinta sekä oikea-aikainen tiedon saavutettavuus.

Yleisiä osia ovat luokitus (tietoryhmät ja nimikkeet), säilytysaika (lainsäädäntö- ja liiketoimintatarpeet), tuhoamisen tai arkistointiin siirtämisen kriteerit sekä vastuut (tiedon omistaja, arkistonhoitaja, IT-tuki). Lisäksi määritellään prosessi muutosten tekemiselle sekä säännöllinen tarkistus.

Säilytysaikataulujen toteutus kattaa sekä paperi- että sähköiset tiedot. Tyypillinen prosessi alkaa kartoituksella ja luokittelulla, siirtyessä käytettäviin säilytysajatietoihin sekä sovellettavien lakeihin ja standardeihin perustuvien vaatimusten kartoitukseen. Arviointi ja päivitys tapahtuvat säännöllisesti.

Hyödyt ovat muun muassa oikea-aikainen poistaminen, parempi riskienhallinta sekä varma tiedon saatavuus ja laadunvalvonta. Ne tukevat myös organisaation säädösten ja standardien noudattamista sekä kustannustenhallintaa.

Hyvä käytäntö on standardoida nimikkeistöt sekä säilytysajat, toteuttaa kiinteä tiedonhallintajärjestelmä ja varmistaa koulutus henkilöstölle. Lisäksi tärkeää on säännöllinen auditointi, muutoshallinta ja dokumentointi, jotta aikataulut pysyvät ajan tasalla.