Säilytysaikataulujen

Säilytysaikataulut ovat organisaation tiedonhallinnan ohjeistus, jossa määritellään erilaisten asiakirja- ja tietojoukkojen säilytysajat sekä niiden lopulliset käsittelykeinot, kuten tuhoaminen tai arkistointiin siirtäminen. Niiden tavoitteena on tukea lainmukaista ja tehokasta tiedonhallintaa, hallita riskejä sekä hallita kustannuksia liittyen tietojen säilytykseen.

Säilytysaikataulut jakaantuvat usein asiakirjatyyppien tai tietojoukkojen mukaan. Jokaiselle sarjalle määritellään säilytysaika, alkuperänsä, käyttöoikeudet sekä kriteerit arkistointiin siirtämiselle tai tuhoamiselle. Käytännössä ne voivat kattaa talous-, henkilöstö-, oikeudelliset ja IT- sekä liiketoimintaan liittyvät materiaalit. Aikataulut voivat sisältää erilaisia vaiheita, kuten luokituksen, säännöllisen tarkastuksen, arkistoon siirron ja hävittämisen.

Lainsäädäntö ja ohjeistus vaikuttavat säilytysaikataulujen sisällön ja soveltamisen perusteisiin. Suomessa arkiston- ja tietosuoja-asioita säätelevät esimerkiksi arkistolaki sekä Kansallisarkiston ohjeistukset, ja kansainväliset sekä toimialakohtaiset säädökset voivat asettaa minimisäilytyksiä (esimerkiksi verotus- tai juridiset tarveperusteet). GDPR:n näkökulmasta henkilötiedot voivat vaikuttaa säilytysajan pituuteen ja minimointiin.

Käyttöönotto ja ylläpito painottavat tiedon luokittelua, nimeämiskäytäntöjä sekä järjestelmiin integroitua hallintaa. Ylläpidossa korostuvat säännölliset tarkastukset, vanhentuneiden tietojen poistaminen tai siirtäminen, sekä vastuiden ja oikeuksien määrittäminen. Hyödyt liittyvät parempaan oikeellisuuteen, riskien hallintaan sekä kustannusten optimointiin, mutta haasteina voivat olla ylläpitoon ja jatkuvaan päivitykseen liittyvät vaatimukset.