Dokumentit

Dokumentit ovat tallennettua tietoa, joka välittää merkityksen, ohjaa toimia tai todistusarvoa. Ne voivat olla fyysisiä, kuten paperiasiakirjat, tai digitaalisia, kuten sähköpostit, tekstidokumentit, kuvat ja tietokantatiedot. Dokumenttien tarkoituksena on tallentaa tieto ja tehdä se helposti todettavaksi, jakaa sitä sekä tukea päätöksentekoa, oikeudenkäyntejä ja arkistointia.

Dokumenttien tyyppejä ovat hallinnolliset, oikeudelliset, tekniset, tieteelliset sekä henkilökohtaiset asiakirjat. Rakenteeltaan dokumentit sisältävät usein otsikon, päivämäärän, tekijän, luokan tai luokituksen, version sekä metatietoja kuten avainsanat ja kontekstin. Metatiedot helpottavat hakua, hallintaa ja arkistoitumista.

Käytännön tasolla dokumentteja hallitaan sekä teknisesti että organisatorisesti. Kansainväliset ja kansalliset standardit, kuten PDF/A pitkäaikaissäilytystä varten sekä XML- ja JSON-formaatit, ohjaavat tallennusta ja tiedonsiirtoa. Digitaalisuuden myötä dokumenttien hallinta sisältää elinkaaren hallinnan, versionhallinnan, pääsyoikeudet, säilytyssäännöt sekä todentamisen eli provenance-tiedon.

Suojaus- ja oikeudelliset näkökulmat vaikuttavat siihen, miten dokumentteja kerätään, säilytetään ja jaetaan, sekä miten luottamuksellisuus, yksityisyys ja tekijänoikeudet toteutetaan. Dokumenttien merkitys korostuu julkisessa hallinnossa, yritysten hallintokäytännöissä ja tutkimuksessa.