archiveringsafspraken

Archiveringsafspraken zijn formele overeenkomsten tussen organisaties die records produceren en de instellingen die verantwoordelijk zijn voor het bewaren ervan. Ze regelen hoe documenten, digitale bestanden en e-mail gedurende hun hele levensduur worden beheerd, gearchiveerd en uiteindelijk toegankelijk blijven bij een langetermijnbewaring.

Het doel is een samenhangende aanpak van informatiebeheer te waarborgen: vastleggen van bewaartermijnen, definiëren van transfermomenten naar het archief, en zorgen voor duurzame opslag, metadata en toegangsrechten. De afspraken dragen bij aan compliance, transparantie en continuïteit in de dienstverlening.

Een archiveringsafspraak bevat doorgaans: scope en afbakening (welke records vallen onder de afspraak), rollen en verantwoordelijkheden, bewaartermijnen en vernietigingscriteria, procedures voor selectie en overdracht naar het archief, technologische eisen (bestandsformaten, metadata, waarborging van integriteit), beveiliging en privacy, en bewaak- en reviewmomenten.

Proces en governance: vaak wordt een vastgesteld proces voor evaluatie en herziening beschreven, inclusief wie de accreditaties en handtekeningen verzorgt en hoe wijzigingen doorgevoerd worden. Juridisch vormt dit onderdeel van de regelgeving rondom archivering, zoals de Archiefwet en de normen voor archiefbewaarplaatsen.

Uitvoering verloopt via samenwerking tussen informatiemanagers, IT en archieven. Voordelen zijn onder meer meer controle op lange termijn, betere naleving van wettelijke plichten en verbeterde toegankelijkheid. Uitdagingen omvatten kosten, complexe migraties en waarborging van privacy en security.