Verfahrenskonformität

Verfahrenskonformität bezeichnet die Übereinstimmung von Handlungen, Entscheidungen und Arbeitsabläufen mit festgelegten Verfahren, Richtlinien, Gesetzen und Normen. Sie zielt darauf ab, Abläufe reproduzierbar, nachvollziehbar und auditierbar zu gestalten, sodass Prozesse transparent bleiben und bei Kontrollen belegbar sind. Verfahrenskonformität ergänzt die Rechtskonformität, indem der Fokus auf die Einhaltung definierter Verfahren statt nur auf das Endergebnis liegt.

Typische Anwendungsbereiche finden sich in Unternehmen, Behörden und Projekten, insbesondere im Beschaffungswesen, Finanz- und Personalwesen, IT- und Informationssicherheitsmanagement, Datenschutz sowie im Qualitätsmanagement. Um Verfahrenskonformität sicherzustellen, werden Prozessdokumentationen erstellt, Rollen und Verantwortlichkeiten festgelegt, Freigabe- und Änderungsmanagement etabliert, Schulungen durchgeführt und regelmäßige Audits vorgesehen.

Die Umsetzung erfolgt oft über ein integriertes Compliance- oder Qualitätsmanagement-System, das Abweichungen erfasst, Ursachenanalysen betreibt und Korrektur- sowie Vorbeugemaßnahmen (CAPA) sicherstellt. Interne Audits und externe Revisionen prüfen die Einhaltung der Prozesse; Abweichungen werden dokumentiert, bewertet und zeitnah behoben.

Beispiele umfassen Kreditgenehmigungsprozesse in Banken, formale Vergabeverfahren in der öffentlichen Verwaltung oder das Change-Management in der IT. Verfahrenskonformität trägt zur Transparenz, Risikoreduzierung, Rechts- und Reputationssicherheit sowie zur Effizienz von Abläufen bei. Sie ist damit eine zentrale Komponente von Governance, Risikomanagement und Compliance.