Utskriftssystem

Utskriftssystem är ett informationssystem som hanterar utskriftstjänster inom en organisation. Systemet samlar mjukvara, hårdvara och policyer för att förenkla hantering av utskrifter, optimera kostnader och stärka säkerheten kring utskriftsarbete.

Vanliga komponenter är en utskriftserver eller tjänst som köar och bearbetar utskriftsjobb, klientprogramvara på användarens datorer, drivrutiner eller drivrutinslös utskrift, köer, autentisering och behörighetsstyrning samt loggning och redovisning av utskriftsaktiviteter. Fysiskt består systemet av skrivare och multifunktionsenheter som kopplar upp sig mot nätverket.

Typisk arbetsflöde: användaren skickar ett utskriftsjobb till en gemensam kö, systemet autentiserar användaren, jobbet lagras i kön (spoolas) och skrivs ut när användaren frigör uppgiften vid skrivaren (secure print). Systemet kan stödja dragning mot kostnadsställen, utskriftskvoter, mobila enheter och molnbaserad utskrift. Det finns ofta funktioner för pull printing, där användaren hämtar ut sitt arbete först vid vald skrivare.

Utskriftssystem kan drivas lokalt (on-premise) eller som molntjänst. Fördelarna med centraliserad hantering inkluderar enklare policystyrning, uppdateringar av drivrutiner, övervakning och bättre följsamhet mot kostnads- och säkerhetspolicys. Arkitekturen måste vara kompatibel med olika operativsystem och enheter samt stödja redundans och skalbarhet.

Viktiga aspekter är autentisering, åtkomstkontroll, säkert utskrift, kryptering av data i överföring samt loggar för revision och efterlevnad. Policyer kan inkludera kvoter, färgbegränsningar och certifiering av skrivartillverkare. Se även: IPP, LPR/LPD, printserver, drivrutinsfri utskrift.