Utgiftspolicy

Utgiftspolicy är en formaliserad uppsättning regler som styr hur företags- eller organisationskostnader får uppkomma, dokumenteras och ersättas. Policyn syftar till kostnadskontroll, transparens och rättvis tillämpning samt till att säkerställa efterlevnad av interna regler och externa krav.

Policy omfattar vanligtvis vilka som omfattas (anställda, entreprenörer, styrelsemedlemmar eller konsulter), samt ansvarsroller som kostnadsägare, godkännare och ekonomiavdelning. Den beskriver also processer för registrering, godkännande och bokföring av utlägg, samt hur avvikelser hanteras.

Vanliga innehållsdelar är godkännandeprocessen, beloppsgränser och kategoribaserade regler (t.ex. resa, boende, representation, kontorsmaterial), tillåtna och otillåtna kostnader, dokumentationskrav (kvitton och affärsändamål), tidsfrister för inlämning samt hur ersättning sker eller hur kostnader fördelas i bokföringen. Policyn preciserar även hur kostnader registreras i utläggssystem eller ekonomisystem, hur kvitton laddas upp och hur valuta- och skattefrågor hanteras.

Processen inkluderar ofta användning av digitala utläggssystem, uppföljning av godkännande, och tydliga rutiner för återbetalning eller bokföring. Regelefterlevnad och intern kontroll betonar anti-korruption, spårbarhet i dokumentation och skyldighet att utbilda personal. Policyn anger hur den uppdateras, kommuniceras och följas upp, samt vilka sanktioner som kan tillämpas vid överträdelser.

---