Unternehmensworkflows

Unternehmensworkflows bezeichnen die systematische Koordination von Aufgaben, Informationen und Ressourcen über mehrere Abteilungen hinweg, um Geschäftsziele zuverlässig zu erreichen. Sie bilden die strukturierten Abläufe, die von Menschen, IT-Systemen und externen Partnern gemeinsam getragen werden.

Zu den Bestandteilen gehören Akteure und Rollen, Aktivitäten, Eingaben und Ausgaben, Regeln und Entscheidungspunkte, Datenmodelle, Ressourcen sowie zeitliche Abhängigkeiten. Modelle von Workflows werden häufig mit standardisierten Notationen wie BPMN beschrieben, um Ausführung und Kommunikation zu unterstützen. Automatisierung erfolgt durch Workflow-Management-Systeme (WfMS) und Integrationen von Anwendungen über APIs.

Der Lebenszyklus umfasst Design, Modellierung, Implementierung, Ausführung, Überwachung und Optimierung. Typisch wird zwischen strukturierten Prozessen, die vordefinierte Pfade folgen, und dynamischen oder fallbasierten Prozessen unterschieden, bei denen der Verlauf von Fällen abhängt. Sie finden Anwendung in Bereichen wie Order-to-Cash, Procure-to-Pay, Hire-to-Retire oder Service-Ticket-Bearbeitung.

Zu den Vorteilen zählen Transparenz, Konsistenz, Effizienzsteigerungen, bessere Compliance und bessere Steuerung von Risiken. Herausforderungen ergeben sich aus der Komplexität, dem Änderungsmanagement, Governance, Datensicherheit und der Integration heterogener Systeme. Kennzahlen wie Durchlaufzeit, Zykluszeit, Fehlerraten und SLA-Konformität dienen der Leistungsbewertung. Standards und Best Practices umfassen BPMN, DMN und BPM-Methodiken.