Tilauksenkäsittelyn

Tilauksenkäsittely on organisaation prosessi, jolla vastaanotetaan, validoidaan, käsitellään ja toimitetaan asiakkaan tilaukset. Prosessi kattaa maksun käsittelyn, varastonhallinnan sekä toimituksen ja siihen liittyvät jälkitoimenpiteet kuten palautukset ja hyvitykset. Tarkoituksena on varmistaa tilausten oikea-aikainen toimitus, mismä asiakkaan odotukset täyttyvät ja kustannukset pysyvät hallinnassa.

Keskeisiä vaiheita tilauksenkäsittelyssä ovat tilauksen vastaanotto ja tarkastus, maksun varmentaminen, varaston tilan tarkistaminen ja varauksen tekeminen, keräily ja pakkaus sekä lähetys. Tämä etenee usein asiakkaalle tarjottavan toimitusajan ja seurannan kautta; tilauksen tila- ja toimitustiedot sekä mahdolliset muutokset tiedotetaan asiakkaalle. Lopuksi käsitellään palautukset, vaihdot ja mahdolliset hyvitykset sekä tilinpäätöksellinen kirjanpito.

Järjestelmät ja integraatiot ovat tilauksenkäsittelyn keskeinen osa. Tilauksia hallitaan usein järjestelmällä, kuten tilausjohtamisen (OMS) ratkaisulla, joka on integroitu yrityksen ERP-järjestelmään, varastonhallintaan (WMS) sekä myynti- ja asiakastietoja käsitteleviin CRM-järjestelmiin. Verkkokauppajärjestelmät, maksupalvelut, kuljetus- ja tullitoiminnot sekä palautuksien hallinta integroidaan sujuvan tiedonkulun varmistamiseksi.

Haasteisiin kuuluvat varaston näkyvyyden ylläpitäminen, tilauksien oikeellisuus, nopeus, turvallisuus sekä asiakaspalvelun reagointikyky. Hyviä käytäntöjä ovat end-to-end-visibility, automaatio, standardoidut työnkulut ja jatkuva parantaminen sekä B2B- että B2C-tilauksien erojen huomioiminen.