Samsvarsrapportering

Samsvarsrapportering er den systematiske prosessen med å innhente, evaluere og formidle informasjon om en organisasjons etterlevelse av gjeldende lover, regler, standarder og interne retningslinjer. Hensikten er å dokumentere samsvar for interessenter og støtte styring, risiko- og kvalitetsstyring samt å oppfylle regulatoriske krav.

Omfanget varierer etter sektor og jurisdiksjon, men kan omfatte finansielle rapporteringskrav, personvern (GDPR), miljø, arbeidsmiljø, produkt- og leverandørkrav, antikorrupsjon og sikkerhet. Samsvarsrapportering dekker hele organisasjonen og kan inkludere konsern, forretningsenheter og leverandørkjeder.

Prosessen inkluderer planlegging og kravkartlegging, innhenting av bevis fra relevante systemer og prosesser, vurdering av konformitet og dokumentasjon av avvik og tiltak. Rapportering skjer ofte med faste tidsplaner og i form av ledelsesrapporter, dashboards og detaljerte samsvarsnotater.

Styring og forsikring innebærer ansvar hos styret eller ledelsen, en uavhengig compliance- eller risiko­funksjon, internrevisjon og eventuelt ekstern revisor. Viktig er tydelig rollefordeling, policyer, opplæring, dokumentasjon og bevaring av bevis.

Utfordringer inkluderer datakvalitet, siloer mellom avdelinger, endringer i regelverk og kompleksitet i leverandørkjeder. Beste praksis er standardisering av data, automatisering av innhenting og validering, kartlegging av kontroller og kontinuerlig forbedring.