Retentionarkivering

Retentionarkivering är en systematisk hantering av en organisations register och dokument under deras livscykel, med målet att bevara uppgifter som har rättslig, affärsmässig eller historisk betydelse samtidigt som material som inte längre behövs gallras eller överförs till arkiv. Denna process omfattar såväl fysiska som digitala arkiv och syftar till att säkerställa tillgänglighet, autenticitet, integritet och långsiktigt bevarande.

En kärnkomponent är en retention- eller bevarandeplan som anger hur länge olika typer av handlingar ska bevaras (retentionsperioder) och vilka arkivstadier som är aktuella. Genom arkivprövning bedöms materialets långsiktiga värde, sedan överförs det som har bevarandevärde till arkivet eller gallras i enlighet med lagstiftning och interna rutiner. I offentliga myndigheter är arkivarbete ofta reglerat av Arkivlagen och Riksarkivets föreskrifter; offentliga handlingar ska bevaras enligt gällande bestämmelser och därmed vara tillgängliga under viss tid och under vissa villkor.

Digitalt bevarande kräver dessutom bevarandemetadata enligt standarder som PREMIS och METS, samt följsamhet mot ISO 15489 och OAIS-modellen. Processen innefattar klassificering av dokument, arkivprövning, överföring till arkiv, bevarandeåtgärder såsom migrering av filer och metadatahantering, samt säker tillgångskontroll och långsiktig åtkomst.

Utmaningar inkluderar stor datamängd, teknologisk föråldring, integritets- och sekretesskrav samt behov av kontinuerlig översyn och uppföljning. Framgång beror på tydlig styrning, regelbunden uppdatering av retentionsscheman och en robust digital bevarandestrategi.