Rekeningafstemming

Rekeningafstemming is het proces waarbij de interne financiële administratie wordt vergeleken met externe bewijzen, zoals bankafschriften en leveranciers- en klantrekeningen, met als doel de juistheid en volledigheid van saldi en transacties te controleren. Het omvat uiteenlopende afstemmingsoorten, waaronder bankafstemming, afstemming van debiteuren en crediteuren, en afstemming van interne intercompany-rekeningen.

Tijdens een afstemming worden de relevante bronnen verzameld en tegen elkaar uitgespiegeld: bankafschrift, openstaande posten, facturen, creditnota’s en andere bewijzen. Afwijkingen worden geïdentificeerd en onderzocht, bijvoorbeeld door timingverschillen, ontbrekende facturen, dubbele boekingen, bankkosten of rente. Indien nodig worden correcties en aanvullende boekingen gemaakt en worden de grootboekrekeningen aangepast, zodat het saldo klopt met de externe bewijzen.

De uitkomst is een kloppende balans per rekening en een duidelijke audit trail. Rekeningafstemming verlicht de controle over financiële informatie en is vaak een vast onderdeel van de maandelijkse afsluiting en van externe rapportage. Veelvoorkomende afstemmaatregelen omvatten de bankrekeningafstemming (saldo volgens bankafschrift versus boekhouding, inclusief outstanding items en eventuele foutcorrecties), en de afstemming van debiteuren en crediteuren (in- en uitgaande facturen, betalingstoekenningen en creditnota’s).

Betrokkenen zijn vaak de financiële administratie, betalingsverwerkers en auditors. Regelmatige uitvoering (meestal maandelijks) verhoogt de betrouwbaarheid van de boekhouding en helpt tijdig afwijkingen en fraude op te sporen. Beperkingen kunnen voortkomen uit onvolledige of onnauwkeurige externe bewijzen en afhankelijkheid van handmatige processen.