Rechnungsnummern

Rechnungsnummern sind eindeutige Kennungen, die jeder ausgestellten Rechnung zugewiesen werden, um sie im Finanz- und Buchhaltungsprozess eindeutig referenzieren zu können. Sie dienen dem Nachvollziehen von Lieferungen und Leistungen, dem Abgleich von Zahlungen sowie der ordnungsgemäßen Zuordnung gegenüber dem Finanzamt und der Buchführung.

In vielen Rechtsordnungen der deutschsprachigen Länder sind Rechnungsnummern eine Pflichtkomponente von Rechnungen. In Deutschland regelt zum Beispiel das Umsatzsteuergesetz, dass eine Rechnung eine eindeutige Identifikationsnummer aufweisen muss. Ähnliche Anforderungen gelten in Österreich und der Schweiz, wobei sich Details wie die Vorgaben zur Eindeutigkeit und zur Nichtwiederverwendung unterscheiden können. Wichtig ist, dass eine Rechnungsnummer eindeutig ist und eine Rechnung unverwechselbar kennzeichnet; eine nachträgliche Änderung der Nummer ist in der Praxis problematisch.

Aufbau und Gestaltung der Rechnungsnummern liegen typischerweise im Verantwortungsbereich des ausstellenden Unternehmens. Nummern können alphanumerisch oder rein numerisch sein und enthalten oft Elemente wie Jahresangaben, Kundennummern oder Abteilungskennzeichen. Beliebt ist ein fortlaufendes System, etwa 2024-000123 oder INV-2024-0123, wobei das genaue Format dem Unternehmen überlassen bleibt. Wichtig ist, dass das System konsistent angewendet und eine Duplizierung vermieden wird.

Praxis- und Compliance-Hinweise: Unternehmen sollten eine interne Vergaberegelung dokumentieren, eine automatische Erzeugung verwenden, regelmäßige Prüfläufe durchführen und sicherstellen, dass die Rechnungsnummern in der digitalen Archivierung erhalten bleiben. In der GoBD-konformen Buchführung sind Rechnungsnummern Teil der nachvollziehbaren Belegführung.