Prosessivaatimukset

Prosessivaatimukset ovat ne vaatimukset, jotka määrittävät, miten tietty prosessi tulee suorittaa. Ne kuvaavat prosessin tavoitteen, vaaditut tulokset sekä sen, miten resurssit, aikataulut, vastuut ja suorituskyky mitataan ja varmistetaan.

Vaatimukset voivat kattaa sekä toiminnalliset että ei-toiminnalliset seikat. Toiminnalliset vaatimukset määrittelevät, mitä prosessin on tehtävä ja millaiset ovat sen syötteet ja tulokset. Ei-toiminnalliset vaatimukset koske laatua, turvallisuutta, ympäristövaikutuksia, järjestelmäyhteensopivuutta sekä säädösten ja standardien noudattamista.

Vaatimukset syntyvät sidosryhmien tarpeista, lainsäädännöstä, standardeista ja liiketoiminnan tavoitteista. Prosessin suunnittelussa ne kirjataan esimerkiksi prosessikuvauksiin, mittareihin ja hyväksymiskriteereihin. Menetelmät kuten prosessikartoitus ja SIPOC auttavat vaatimusten identifioinnissa.

Hallinta ja elinkaari: prosessin vaatimusmäärittely on elinkaaren alussa, ja sitä päivitetään muutostenhallinnan, versionhallinnan ja validoinnin kautta. Vastuu löytyy yleensä prosessin omistajalta, mutta todentamisesta vastaavat laadunvarmistus- tai compliance-asiat.

Esimerkkejä: tuotteen tilaus-toimitusprosessin vaatimukset voivat sisältää tilauskäsittelyn nopeuden, virhehäviön minimoinnin ja tullimuistion sekä tietoturva- ja henkilötietojen käsittelyyn liittyvät kriteerit. Valmistusprosessissa korostuvat laatuvaatimukset, mittaus- ja kalibrointivaatimukset sekä säännösten noudattaminen.

Prosessivaatimukset ovat tärkeä osa organisaation laadunhallintajärjestelmän perustaa, ja niiden tarkoitus on varmistaa, että prosessit tuottavat toivottuja tuloksia johdonmukaisesti ja auditoitavasti.