Projektmanagementbüro

Ein Projektmanagementbüro (PMO) ist eine organisatorische Funktion oder Abteilung, die Projektmanagementprozesse, -methoden und -kontrollen standardisiert, um sicherzustellen, dass Projekte die strategischen Ziele des Unternehmens unterstützen. Ein PMO bietet Orientierung, Governance und zentrale Ressourcen für das Projektportfolio.

Zu den typischen Aufgaben eines PMO gehören die Entwicklung und Pflege von Standards, Vorlagen und Prozessen; die Unterstützung von Programmen und Einzelprojekten durch Planung, Terminsteuerung, Kostenkontrolle, Risikomanagement und Qualitätsmanagement; das Monitoring und Reporting von Fortschritt, Budget und Risiken; sowie das Wissensmanagement, inklusive Lessons Learned und Schulungsmaßnahmen. Zudem übernimmt das PMO oft das Portfolio- und Ressourcenmanagement, Priorisierung von Vorhaben und die Abstimmung mit Stakeholdern auf Führungsebene.

PMOs unterscheiden sich in Aufbau und Grundfunktion. Sie können zentral oder dezentral organisiert sein, dauerhaft oder zeitlich befristet (als Projekt-PMO), intern oder extern bei einem Dienstleister. In größeren Organisationen gibt es oft mehrere PMOs auf unterschiedlichen Ebenen (Programm-PMO, Portfolio-PMO, projektspezifisches PMO). Die Rollen reichen vom PMO-Leiter über Projektcontroller, Scheduler bis hin zu Risikomanagern und Methodenexperten.

Die Einrichtung eines PMO zielt darauf ab, Transparenz, Wiederholbarkeit und Effizienz zu erhöhen, die strategische Ausrichtung sicherzustellen und Projektrisiken zu reduzieren. Typische Herausforderungen sind Overhead, Widerstände gegen neue Prozesse und der Bedarf an kontinuierlicher Unterstützung durch das Top-Management. PMOs arbeiten häufig mit anerkannten Standards wie PMI PMBOK, PRINCE2 oder ISO 21500 und nutzen spezialisierte Projektportfoliomanagement-Software.

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