Problembeschreibung

Problembeschreibung ist eine formale oder semiformale Dokumentation der Problemstellung in einem Vorhaben. Sie fasst den Kontext, den aktuellen Zustand, den gewünschten Zustand, Ursachen und Auswirkungen zusammen und legt Randbedingungen, Stakeholdern sowie Ziel- und Erfolgskriterien fest. Ziel ist es, das Problem eindeutig zu fassen, die Kommunikation zu verbessern und eine gemeinsame Grundlage für weitere Schritte zu schaffen.

Typische Inhalte einer Problembeschreibung umfassen den Kontext und den Ist-Zustand, den gewünschten Soll-Zustand, identifizierte Ursachen, die sich daraus ergebenden Auswirkungen auf Prozesse, Organisation oder Nutzer, beteiligte Stakeholder, zeitliche oder räumliche Randbedingungen, Abgrenzungen zu anderen Problemen, sowie Annahmen und Messgrößen, anhand derer der Erfolg einer Lösung bewertet werden kann.

Der Prozess der Problembeschreibung beginnt mit der Sammlung relevanter Fakten, gefolgt von einer Analyse der Ursachen und einer Validierung der Formulierungen mit den Stakeholdern. Anschließend wird die Beschreibung dokumentiert und ggf. mit Diagrammen oder klaren Kriterien ergänzt. Sie dient als Ausgangspunkt für Lösungsalternativen, Anforderungen, Priorisierung und Projektplanung.

Anwendung findet eine Problembeschreibung in verschiedenen Bereichen wie Requirements Engineering, IT-Projekten, Produktentwicklung, Qualitätsmanagement oder Changemanagement. Vorteile sind eine verbesserte Transparenz, eine reduziertere Gefahr von Missverständnissen, eine fundierte Basis für Lösungsentwürfe sowie eine gezielte Priorisierung von Maßnahmen.

Ein einfaches Beispiel beschreibt den aktuellen Genehmigungsprozess und dessen Ziele: Ist-Zustand, Soll-Zustand, vermutete Ursachen, Auswirkungen auf Projekte und Kosten sowie mögliche Abhilfemaßnahmen. Qualitätskriterien sind Klarheit, Vollständigkeit, Neutralität, Messbarkeit und Nachprüfbarkeit.