Poissaoleraportit

Poissaoleraportit ovat organisaation poissaoloja koskevia yhteenvetoraportteja, joita käytetään sekä henkilöstöhallinnoissa että koulutuksen järjestämisessä. Ne kokoavat poissaolotiedot ajanjakson mukaan ja tarjoavat näkyvyyden poissaoloihin liittyviin trendeihin.

Sisältö vaihtelee, mutta yleisesti raporttiin sisältyy poissaolon kohteena oleva henkilö, ajankohta tai kesto, poissaolon tyyppi (esimerkiksi sairaus, vuosiloma, vanhempainvapaa, muu vapaa) sekä mahdolliset lisätiedot kuten lääketodistus, poissaolon syy tai palaamispäivä.

Käyttötarkoitukset kattavat palkanlaskennan ja työvoiman suunnittelun tukemisen, johtoryhmille suunnatun raportoinnin sekä lain- ja sisäisten määräysten noudattamisen varmistamisen. Poissaolot voivat auttaa havaitsemaan poissaolomalleja, resurssitarpeita ja tuotantovaikutuksia organisaatiossa.

Toteutus tapahtuu usein HR-, palkanlaskenta- tai koulutusjärjestelmien kautta. Raportteja voidaan laatia yksilö- tai tiimikohdentaisesti sekä koko organisaation kattavasti. Tyypillisiä aikavälejä ovat viikoittaiset, kuukausittaiset tai tiettyihin projekteihin liittyvät tarkastelut.

Tietosuoja ja sääntely ovat olennaisia: poissaoliraportteihin sisältyy henkilötietoja, joten niihin sovelletaan GDPR:n ja kansallisen henkilötietolainsäädännön vaatimuksia. Tiedot rajoitetaan pääsyoikeuksin, niitä käsitellään minimointiperiaatteen mukaisesti, ja säilytys sekä poistaminen määritellään organisaation tietoturvapolitiikassa.

Poissaoleraportti on yleistermi, jota käytetään erillaisissa organisaatioissa eri nimikkeillä, mutta sen keskeinen tehtävä on tarjota järjestelmällinen tilannekuva poissaoloista.